Buchhaltung für Selbständige in Portugal

Einleitung: Warum eine gute Buchhaltung in Portugal wichtig ist

Die korrekte Buchhaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben für Selbständige in Portugal. Sie sichert nicht nur Ihre finanzielle Übersicht, sondern schützt Sie auch vor teuren Fehlern und Nachzahlungen. Doch wie funktioniert die Buchhaltung für Selbständige konkret? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige, einfach erklärt und praxisnah.

Die Grundlagen der Buchhaltung für Selbständige in Portugal

Als selbständig Tätiger („Trabalhador Independente“) in Portugal gibt es zwei mögliche Systeme der Buchhaltung:

Vereinfachtes Steuersystem (Regime Simplificado)
Standard-Buchführung (Contabilidade Organizada)

1. Vereinfachtes Steuersystem (Regime Simplificado)

Dies ist das bevorzugte System für die meisten Selbständigen:

Keine Pflicht zur umfangreichen Buchhaltung
Einkommen wird pauschal berechnet (75 % Ihres Umsatzes gelten als steuerpflichtiges Einkommen, 25 % sind automatisch als Betriebskosten anerkannt)
Besonders geeignet für kleinere Unternehmen und Freelancer mit überschaubaren Betriebskosten

2. Standard-Buchführung (Contabilidade Organizada)

Dieses System ist verpflichtend für Selbständige mit höheren Umsätzen (über 200.000 Euro jährlich) oder freiwillig wählbar:

Umfangreichere Buchhaltung erforderlich (Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung)
Möglichkeit, alle realen Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen

Schritt für Schritt zur korrekten Buchhaltung als Selbständiger

Schritt 1: Registrierung und NIF erhalten

Beantragen Sie Ihre portugiesische Steuernummer (NIF) beim Finanzamt, falls noch nicht vorhanden.

Schritt 2: Tätigkeitsanmeldung beim Finanzamt

Registrieren Sie sich als „Trabalhador Independente“ bei der Autoridade Tributária (AT). Wählen Sie dabei das passende Buchhaltungssystem aus (meist „Regime Simplificado“).

Schritt 3: Rechnungen korrekt ausstellen

Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten:

Name, Adresse und NIF des Kunden und Ihre eigenen Daten
Fortlaufende Rechnungsnummer
Datum, genaue Beschreibung der Leistung und Betrag
Umsatzsteuer (IVA), falls anwendbar (normalerweise 23 %)

Schritt 4: Rechnungen und Belege sammeln

Bewahren Sie alle Rechnungen und Quittungen mindestens 5 Jahre sorgfältig auf.

Schritt 5: Steuererklärungen einreichen

Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung (bei IVA-Pflicht)
Jährliche Einkommensteuererklärung (IRS) spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres

Welche Steuern zahlen Selbständige in Portugal?

Als selbständig Tätiger fallen hauptsächlich zwei Steuerarten an:

Umsatzsteuer (IVA): Standardrate ist 23 %. Ab einem Jahresumsatz von 13.500 Euro ist eine IVA-Anmeldung Pflicht.
Einkommensteuer (IRS): Progressive Steuersätze von 14,5 % bis 48 % je nach Einkommenshöhe. Unter dem Regime Simplificado werden pauschal 75 % des Umsatzes versteuert.

Sozialabgaben – Wie viel müssen Sie zahlen?

Als Selbständiger zahlen Sie monatlich Beiträge zur Sozialversicherung (Segurança Social):

Beitragshöhe: 21,4 % des relevanten Einkommens
Mindestsatz: ca. 150 Euro monatlich
Beitragszahlungen erfolgen monatlich, fällig bis zum 20. des Folgemonats
Leistungen: Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitsunfähigkeitsschutz

Software und Tools für die Buchhaltung in Portugal

Moderne Online-Tools erleichtern die Buchhaltung erheblich:

InvoiceXpress: Benutzerfreundlich für Rechnungsstellung und einfache Buchhaltung
Moloni: Beliebtes Tool speziell für kleine und mittlere Unternehmen
Primavera Software: Umfassende Lösung für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen

Häufige Fehler in der Buchhaltung vermeiden

Viele Selbständige machen folgende typische Fehler:

Rechnungen unvollständig oder falsch ausgestellt: Prüfen Sie regelmäßig die korrekten Pflichtangaben.
Buchhaltung nicht regelmäßig geführt: Monatlich Buchhaltung durchführen, um Stress und Fehler zu vermeiden.
Fristen verpasst: Setzen Sie Erinnerungen für Steuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge, um Strafgebühren zu verhindern.

Checkliste für Ihre monatliche Buchhaltung in Portugal

Rechnungen ausstellen und korrekt archivieren
Alle Eingangsrechnungen und Ausgabenbelege sammeln und ablegen
Umsatzsteuer (IVA) quartalsweise deklarieren (wenn erforderlich)
Einkommensteuer (IRS) jährlich vorbereiten
Sozialversicherungsbeiträge pünktlich bezahlen

Vergleich: Regime Simplificado vs. Contabilidade Organizada

Merkmal	Regime Simplificado	Contabilidade Organizada
Aufwand	gering	hoch
Betriebsausgaben	25 % pauschal anerkannt	real anerkannt
Buchhaltungsanforderung	einfache Buchhaltung	Bilanz erforderlich
Einkommensgrenze	bis 200.000 Euro/Jahr	Pflicht ab 200.000 Euro/Jahr

Praktische Tipps für eine stressfreie Buchhaltung

Automatisierung nutzen: Online-Tools helfen Ihnen, den Aufwand zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.
Steuerberater engagieren: Bei komplexen Geschäften lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.
Regelmäßigkeit: Gewöhnen Sie sich einen festen Rhythmus (monatlich) für Ihre Buchhaltung an.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann muss ich IVA berechnen und abführen?
Sobald Ihr Jahresumsatz über 13.500 Euro liegt.
Welche Betriebskosten sind absetzbar?
Im Regime Simplificado pauschal 25 %. In der Contabilidade Organizada alle tatsächlichen Betriebsausgaben.
Kann ich meine Sozialabgaben steuerlich absetzen?
Ja, Beiträge zur Segurança Social sind als Ausgaben absetzbar.

Fazit: So meistern Sie Ihre Buchhaltung als Selbständiger in Portugal erfolgreich

Mit der richtigen Vorbereitung, klaren Strukturen und einfachen digitalen Hilfsmitteln ist die Buchhaltung in Portugal kein kompliziertes Thema. Entscheiden Sie sich frühzeitig für das passende System (Regime Simplificado für die meisten Selbständigen), halten Sie Fristen konsequent ein und holen Sie sich im Zweifel professionelle Unterstützung – dann steht einer erfolgreichen Selbständigkeit in Portugal nichts im Weg.